U ugostiteljskoj delatnosti razvoj baze podataka o ključnim gostima izuzetno je važan proces i sve više postaje dominantno konkurentsko oruđe za uspešnije poslovanje.
Najpopularniji načini za direktnu komunikaciju sa gostima je slanje SMS poruka i poruka putem elektronske pošte. Da bi ovaj proces imao dobar efekat na poslovanje potreban je dobar kompjuterski program i dobra baza podataka o gostima. Najvažniji podaci u bazi podataka su: podaci za identifikaciju gostiju (njegovo ime i prezime), podaci za komunikaciju sa njima (broj mobilnog telefona i/ili e-mail adresa), podaci koji opisuju goste (pol, starosna kategorija, mesto stanovanja i sl.) i podaci o njihovim navikama (učestalost poseta, omiljeno jelo, piće, itd).
Gost će se odlučiti da ostavi svoje podatke i dozvolu da bude kontaktiran ukoliko od toga ima određenu korist. Zato je najefikasniji način skupljanja podataka o gostima formiranje kluba lojalnosti, u kome oni, ako se učlane, imaju pravo na određene popuste. Drugi način je organizovanje nagradne igre gde gosti npr. u staklenu kuglu ubacuju prethodno popunjenu karticu sa svojim podacima koja im omogućava da budu dobitnici besplatne večere za dvoje ili nekog sličnog poklona.
Ukoliko restoran ima veb stranicu i blog na kome objavljuje tekstove o receptima ili druge zanimljivosti može da ponudi gostima da se prijave da dobijaju newsletter (informativno pismo) i time dođe do njihove e-mail adrese. Dobar newsletter poštuje novinarska W-questions: who, what, where, when, why + how, odnosno ko, šta, gde, kada, zašto i kako. Poželjno je da on sadrži savete i preporuke, mišljenje stručnjaka, intervjue, tekstove „kako da“, izveštaje sa događaja itd.
Kompjuterski programi za masovno slanje poruka se koriste kada preduzeće želi da pošalje poruku gostima, napiše je u programu, a program je pošalje na sve zadate adrese. Dobar program za slanje SMS poruka omogućava filtriranje baze podataka po bilo kom parametru pa je moguće poslati poruku npr. samo ženama od 19-35 godina itd. Tekst poruke treba prvenstveno da prenese informaciju, ali i da sadrži poziv na akciju.
Slanje čestitke za rođandan je samo jedan od načina na koji se ugostitelji mogu zahvaliti gostima za lojalnost. Otvorena je mogućnost za poklon kolač, piće ili napitak.
