Da ne bi došlo do dupliranja nabavki, pojave grešaka, ugovaranja dugih i kratkih rokova isporuke i krađe važno je utvrditi ko je zadužen za nabavku. Bitno je definisati ko piše trebovanje, na osnovu čega, a ko realizuje nabavku, odnosno distribuciju. Osoblje zaduženo za nabavku (najčešće šef kuhinje) nije odgovorno samo za kupovinu, već i za prijem, skladištenje i izdavanje svih roba, kao i za kvalitet nabavljene robe. Nije neobično da vlasnik ili menadžer preuzme odgovornost za nabavku. Proces nabavke je kompleksniji u ugostiteljstvu nego u nekim drugim delatnostima jer je roba kvarljiva, obim proizvodnje je nepredvidiv i postoji mogućnost da dobavljači ostanu bez robe. Dalji problemi su vezani za kvarljive namirnice koje ne mogu da se kupuju u velikim količinama pa postoji opasnost da se brzo potroše ili da propadnu.
Da bi se nabavka stručno obavila neophodno je dobro poznavanje domaćeg tržišta, saradnja sa malim i velikim dobavljačima, snalažljivost, poznavanje kanala prodaje iz inostranstva (specifični začini i delikatesi). Danas postoje firme koje se bave isključivo isporukom namirnica za ugostitelje pa je na ovaj način poslovanje znatno olakšano. Oni nude na jednom mestu voće i povrće, ribu, meso, sireve, delikatese, pića, osnovne namirnice, slatkiše, konzerviranu hranu i hemiju, kao i neprehrambeni deo. Osim toga imaju i začinsko bilje, mešavine začina, sveže salate, egzotično voće, bosiljak, nanu, mini-spanać, valerijanu, rukolu, mango, zelene, žute i bele tikvice, cvet tikvice itd. Restorani imaju krug firmi sa kojima sarađuju i od njih naručuju zavisno od dostupnosti namirnica.
Nabavka pića je nešto jednostavnija u odnosu na nabavku hrane. Razlog je u trajnosti proizvoda i u standardizaciji kvaliteta. Nabavku vina i ostalih pića treba da izvodi osoba sa odgovarajućim stručnim znanjem. Pri nabavci pića treba da postoje kriterijumi odabira, a to su: kvalitet, količina i cena.
Koja količna treba da se nabavi može da se izračuna uz pomoć sledeće formule:
M= PP (V+VD)+SZ
M je maksimalno stanje zaliha
PP je prosečna potrošnja u posmatranom periodu
V je posmatrani period
VD je vreme potrebno da se piće isporuči
SZ su sigurne zalihe
Primer:
PP pošipa ,,Jokić” je 24 flaše nedeljno
V je 4 nedelje
VD je 1nedelja
SZ je24 boce
M = 24 (4+1)+24 = 144 boce
Minimalno stanje zaliha se računa po sledećoj formuli:
VDxPP = 1×24= 24 boce
Stanje u kom se treba pristupiti nabavci se izračunava pomoću sledeće formule:
(VDxPP)+SZ=24+24=48
